tener un Cl de Denuncias antes del 1 de Diciembre?

 ¿Cuales son las Claves para  hacer posible el cumplimiento por las PYMES de la Ley 2/2023 de Protección del Informante?

Esta es la pregunta  que muchos pequeñas empresas españolas se están haciendo.

Antes de enumerar las claves, que entendemos,  pueden hacerlo posible, hemos de hacer una introducción a la materia.

Tras la aprobación de la reforma del Código Penal 2010, que introdujó la responsabilidad penal de las personas jurídicas, y mas tras la reforma del 2015, era conveniente que las organizaciones se dotasen de un Programa de Prevención de delitos, conforme al art 31 bis del Código Penal, para prevenir la comisión de delitos y, llegado el caso, poder eximir o atenuar la responsabilidad penal que derive de los mismos.

Las grandes empresas han sido conscientes de ello  y han ido elaborado sus Modelos de Prevención de Riesgos Penales.

Pero pareciera que las Pymes se han ido  incorporando más lentamente a dotarse de dichos Programas de “Compliance”.

Las razones pueden ser variadas: los costes de diseño e implementación de los Planes; una oferta de consultoras que ofrecen asistencia muy destinada a grandes empresas, multinacionales o internacionalizadas; la necesidad de las PYMES de adaptarse a otras circunstancias sobrevenidas como la Pandemia; la priorización del ahorro de costes;  el encarecimiento de la financiación; o incluso el priorizar otras cuestiones que si les resultaban obligatoria legalmente, como eran exigencias de un Plan de Igualdad, para las Empresas de más de 50 trabajadores.

Porque no les era obligatorio o  por las razones que fuera, las pequeñas y medianas empresas españolas se estaban concienciando más lentamente de la cuestión del Compliance.

Pero la aprobación de la Ley 2/2023 de Protección del Informante, que traspone la Directiva de la Unión Europea de Whistleblower,  ha supuesto un cambio y un fuerte impulso.  Así por esta Ley, empresas  con más de 50 trabajadores y menos de 250 trabajadores tendrán que contar con un “Canal de Denuncias” antes del 1 de Diciembre de 2023.

Tras esta normativa sigue siendo voluntario el que tales empresas  cuenten con un Programa de Prevención de Riesgos Penales,   pero  pasa a ser obligatorio que cuenten con un elemento de estos Programas de Compliance, como son los “Canales de Denuncias“.

Y tales Canales han de hacerse conforme a las prevenciones de la Ley 2/ 2023, por lo cual tendrán que ser revisados  los que fueron creados con anterioridad.

Esta legislación hace que también las Pequeñas y Medianas empresas tengan que subirse al tren del Compliance, al exigirles contar con un Canal de Denuncias antes del 1 de Diciembre de 2023.

Muchas PYMES están hoy abrumadas por la  nueva exigencia legal de los Canales de Denuncia. Se encuentran en la cuenta atrás de la fecha que les exige la Ley 2/ 2023 para contar con esos Canales.

Queremos facilitar las que consideramos CLAVES  para el diseño y gestión de Canales de Denuncias  para una PYME, conforme a las exigencias legales:

• Diseñar  “Canales de Denuncias” acomodado a la Ley de Informante 2/2023.  Es decir diseñar el establecimiento de un “sistema interno de información” y un Canal interno de información, esta es la terminología que emplea la ley.
• El Objeto del Sistema es  informar de posibles riesgos e incumplimientos tales como infracciones de derecho de la UE; delitos o infracciones administrativas graves y muy graves.
• Cumplir la obligación legal de contar con estos Canales. Esta Ley obliga a  contar con este tipo de Canales, a  las empresas de entre 50-250 trabajadores, antes de 1 de Enero de 2023. (Las empresas de más 250 trabajadores y otras organizaciones deben contar con el Canal antes del 13 de Junio de 2023).
• Diseñar el Canal en el plazo legal. Se trataría de estar diseñado y en funcionamiento el Canal el 1 de Diciembre  de 2023,  fecha que la Ley exige se tenga implantado este Canal para este tipo de Organizaciones.
• El incumplimiento está penalizado con  sanciones económicas.

• Establecer la denominación del Canal de Denuncias de la Organización más adecuada a su carácter positivo y constructivo, para que no tenga connotaciones negativas de delación. ( por ejemplo “Canal Ético de la Empresa X”)
• Diseñar, difundir y formar sobre ese Canal de Denuncias, “Canal Ético” resaltando su orientación a la responsabilidad e implicación de todos.  Que el Canal sea coherente y alineado a los valores de la organización, por ejemplo al Código Ético.
• Establecer una autorregulación del Canal acomodado a esta Ley, que facilite la gestión del Canal y el cumplimiento de los plazos y los deberes de confidencialidad y garantizar que no haya “represalias” a los informantes.  
• Se posibilitarán las denuncias anónimas. Algún canal del “Sistema interno de información” ha de posibilitar y garantizar el anonimato. ( No basta una dirección de correo electrónico pues no se garantiza el anonimato)
• Sin perjuicio de ello pueden  establecerse cautelas y/o sanciones a las informaciones falsas y maliciosas, a fin de minimizarlas y disuadirlas. Para ello también es importante la formación y concienciación sobre el uso del Canal.
• Regular el procedimiento del Canal
• Regular las investigaciones internas que pueden dar lugar a estas informaciones.
• El 1 de diciembre de 2023 ha de estar en conocimiento de los eventuales informantes, la existencia del Canal y su reglamento, mediante: la difusión oportuna (por acciones formativas, comunicaciones internas, publicación en tablones de anuncios, en la web corporativa…).
• Es un “sistema interno de Información”. Hay Pluralidad de Canales:

-Buzón  físico (posibilita el anonimato);

-Correo postal al Responsable del Canal (que posibilitan anonimato);

-e-mail (que no garantiza el anonimato);

-reunión con responsable del Canal;

-Intranet…

-Plataformas digitales ( ofrecen garantías al anonimato).

Según la empresa, tamaño, sector de actividad, lugares de trabajo… se tendrá que considerar cuales son los canales más oportunos y proporcionados

• Conviene diseñar un Canal múltiple que contemple varias vías al informante y que cumpla con todas las obligaciones de la Ley y garantías de los derechos, en especial la confidencialidad y que se posibilite  el anonimato con garantias.
• Formación y Difusión: La implementación de un Canal Ético es una cuestión delicada, que tiene que acometerse respetuosamente, integrándolo con cultura propia y evitando envenenar la organización, denuncias falsas o maliciosas.
• Considerar la Posibilidad de hacer un único Canal de Información para todo un grupo.
• Realizar previamente una Comunicación a los trabajadores
• Determinar quiénes pueden informar: trabajadores, proveedores… En el caso en que proceda considerar la correspondencia de  las categorías de Ley con las peculiaridades de  la concreta empresa.
• ¿Qué se puede informar? Infracciones administrativas graves y muy graves, infracciones contra la UE, delitos.
• Establecer un Registro conforme a las previsiones Legales.
• Designar un Responsable del Canal.
• Coordinación con la Protección de Datos
• En fin, hacer un diseño del sistema proporcionado a las dimensiones de la organización, sencillo en su operativa, de tal forma que cumpla las exigencias legales, sin establecer cargas innecesarias.

Nuestra respuesta a la pregunta con la que titulabamos este articulo, es afirmativa, las PYMES españolas podran dotarse de estos Canales en la fecha de 1 de diciembre que la Ley 2/2023 prescribe.

Pero entendemos que las Pymes es conveniente cuenten con  una asistencia para el diseño, implantación y seguimiento de sus Canales  proporcionado a su tamaño, peculiaridades propias.

Todo ello asegurara que antes de la fecha que la Ley exige, 1 de Diciembre de 2023,  la PYME pueda IMPLANTAR el canal del modo más eficiente y ajustado a sus necesidades y a las nuevas exigencias legales asegurando, así mismo, que pueda PONERLO EN CONOCIMIENTO de los eventuales informantes, mediante la difusión oportuna, por comunicaciones internas, tablones de anuncios de la Organización y estar publicada su existencia y reglamento en la web corporativa.

INTEGRITY  Legal Compliance quiere prestar servicios a las PYMES para ayudarles en este reto de dotarse de estos Canales de una forma pronta, económica e integral.

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